coach_3_months  
本書的訴求為新任主管的工具書,作為教導職場新人工作法則的提示與記錄

不過,以個人之見,由於對「導師」與「教練」的技術並未著墨,在實質的工作場域可能幫助不大,

但,它卻是不錯的職場新鮮人工作哲學。

以下,節錄書中若干重點,可作為職場後進的參考:

 

一、禮節

 1. 磨練說話技巧,包括「學會聽人說話」、「保持同理心」、「別針鋒相對」、「多說好話多讚美」、「謹言慎行」及「培養幽默感」。

 2. 避免冷場,找話題的方法,包括「由同理心做起」、「以環境或時事為題」、「順著對方的談話延續」、「增加自我內涵與認知」。

 3. 辦公室的來電,務必在第3聲鈴響前接起來;撥電話時,儘量精簡於3分鐘內結束,並須隨手紀錄

 4. 當來電要找的人不在或無法接聽電話,切記不能說「不清楚」或「在廁所、倒茶水」,而是以「他/她不在座位上、正在開會中、有公事外出、正在電話中」表示。

 5. 處理客訴事件時,應依「耐心有禮地聆聽」、「道歉後複述確認內容」、「讓對方接受處理方式」、「道謝」、「向主管和相關人員報告」的步驟依序執行。 

 6. 商業書信撰寫原則:「措辭得體、敘述事情簡單明瞭、詞義表達準確、語氣態度要誠懇」,並依照「結論→分析細節」順序鋪陳,而細節資料可另列為附件,註明標題與張數。

 7. 會議室及餐會入座禮節之原則為:離入口最遠處為職位最高者,離入口 (及電話) 最近者為職位最低者。

 8. 與主管或客戶一同搭乘汽車時,禮節如下圖所示:

car manner  

資料來源:座位有順序 搭車不失禮

 

二、工作態度 

 1. 「聞一疑十」的態度,將能使工作成果超乎主管想像得好;即對於交辦的工作,先思考工作目的為何?如何著手才能完成任務?並列出工作中可能遇到的疑問點一一求解。

 2. 如何創造改善問題的環境呢?可舉辦「 5S 訓練」活動、在明顯位置放「提案箱」、舉辦「改善會議」、建立「改善提案獎勵制度」。

註:5S 訓練為品質管制活動之一,為 5 個 S 開頭 (日文發音) 的單字,分別為整理 ( Seiri )、整頓 ( Seiton )、清掃 ( Seiso )、整理 ( Seiketsu )、整理 ( Shitsuke ),符合此要求的工作場所,會使作業更安全、更有生產力及效率,以利提升工作士氣。

 3. 面對壓力時,書中提到「抒壓地圖」,其順序及實例如下:

 (1)挖掘:壓力可能來自於上司要求、自我期許...等。

 (2)理解:壓力原來是語言能力不足所導致。

 (3)決定:決定以 1 年為期,考到 TOEIC 750分以上。

 (4)深化:壓力變成實力,1 年後果真考過。

  

三、智慧工作法

 1. 當上司交辦工作後,中間報告的次數越多,越能幫助主管掌握進度;適合報告的時機包括:「工作進度為 25%、50%、75% 及完成時」、「條件或限制變更時」、「發生錯誤時」、「無法判斷繼續進行是否正確時」、「想變更工作進行方式時」;而報告的內容則包括「事實」、「情勢研判」及「意見」

 2. 會議溝通時,應遵照的方法包括:

  (1) 腦中要有一套演說架構,如「架構」→「主題與內容」「例證」「結論」

  (2) 確認報告順序,緊急者先報告。

  (3) 「聽」與「說」同樣重要。

  (4) 配合適當的肢體語言。

 3. 如何請求主管或同事協助?建議如下:

  (1) 待對方有空時才與其商量,將狀況有條理地說清楚:「發生什麼問題?自己認為原因是什麼?自己認為有什麼解決方案?」

  (2) 求助時應簡要說明事情來龍去脈,以及請其幫忙的理由,並表現出「抱歉在忙碌時打擾對方」及謙卑有禮的態度,當對方首肯,再明確說明協助的內容、範圍、期限及相關事項

 

對資深工作者而言,雖然上述內容稍嫌淺顯,但對職場菜鳥來說,應是不錯的工作心法。

個人對書中印象最深刻的,就是商業書信的「結論、分析、細節」步驟,是採用如新聞稿寫作方式 (倒三角形) 呈現,

大至公文書、小至E-mail,在在脫離不了商業書信的範圍,

往後也應依照此方式撰寫相關內容。

 

 

書籍連結:

http://www.books.com.tw/products/0010557202

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