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「張經理,為什麼你沒有把這次的會議議程與計畫先和相關單位確認是否可行?」

「上級早就批准了,我不知道還要跟別單位溝通。」

 

「陳主任,你有沒有提供前幾次的相關資料給執行單位參考?」

沒有人告訴我這件事,所以沒提供。」

 

「林專員,那你總有彙整競爭對手的資料給承辦人員吧?」

「資料應該是行銷部門提供,這不關我的事。」

 

沒錯,上述三句「真言」常常出現在我們左右,依序獲選為工作時推卸責任的前3名理由。

千萬別變成自己的口頭禪,這些將是阻礙你績效與升遷的重要參考依據。

 

一般來說,我們應該先清楚界定問題,再決定如何解決,而非一再推諉。

大家琅琅上口的5W1H,其實就是界定問題時最好的遵循方式:

 1.What:什麼環節發生問題?什麼環節沒發生問題?我們對問題瞭解些什麼?問題導致的後果是什麼?

 2.Who:誰與問題有關?誰與問題無關?誰應該負責?誰會受到影響?哪個層級主管可以做決定?

 3.Where:哪些地方有問題?哪些地方沒有問題?問題是否發生在同個地方?問題在別的地方是否也會發生?

 4.When:何時發生問題?何時沒發生問題?以前是否發生過?問題持續了多久?

 5.Why:發生問題的可能原因有哪些?發生問題最可能的原因是什麼?發生問題的真實原因是什麼?

 6.How:問題有多大?問題有多小?問題的重要性如何?問題的影響層面有多廣?

其次是處理問題的方式:

 1.希望問題如何改善或解決?

 2.能夠限制、糾正或調整哪些環節?

 3.想達到短期效果(治標)抑或長期效果(治本)?

再者是採取的行動:

 1.可能採取的行動有哪些?

 2.哪種行動最可能達成目標?

 3.如何獲取所需的協助與資源?

 4.哪種行動的阻礙或負面效果最少?

最後,綜合上述,確認哪種行動是最佳選擇→Just do it!

 

希望大家都能戒除「我不知道沒有人告訴我這不關我的事」的弊病。

 

 

註:本文參考自「偷拼才會贏-人資工作者的管理思維與故事分享」一書。

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