省時5倍的架構化工作術  

您曾經有以下的煩惱嗎?

「那份文件我到底收在哪裡?」

「A與B,應該先做哪一件?」

「上次某某人到底對我説了些什麼?」

或者是對工作心灰意冷:

「為什麼明明這麼努力,工作效率卻總是不如預期?」

 

 

這本書的目的就是解決上述問題。

 

「架構化」是指訂定一定的規則,並且根據規則採取行動。無論是誰來做,都能夠得到相同結果的方法,能以最少的勞力得到最大成果。

換句話說,其實就是類似SOP(標準工作流程)的準則,用來將自己的工作狀態調整至最佳。

書中提及「架構化」整理技巧的好處是可以塑造一個最適當的工作環境,使任何人都能夠有效率地工作,並且能夠減少各種不必要的浪費。

 

我將本書內容歸納以下為三部分:文件與辦公桌架構化、電腦和E-mail架構化、頭腦架構化,後二者將於後篇說明。

一、文件與辦公桌架構化

《亂中有序(Order from Chaos: A Six-Steps Plan for Organizing Youreslf, Your Office, and Your Life)》一書提及:
上班族每天平均會收190件資訊。光是找尋物品所浪費的時間,每年就多達150個小時左右。

以每天8小時來計算,一年就花掉了19個工作天,不啻是奢侈的浪費。

書中提到,與其記住物品的存放地點,不如記住物品的「存放規則」,也就是朝簡單化、幾乎不用記憶的方式改進。

整理的過程包括:┌→分類→保存→取出→歸位┐
        │    「丟棄」      │
        └─────────────────┘

一般人只做到「分類」、「保存」,但作者特別重視「取出」」、「歸位」,並特別強調「丟棄」的重要。

丟棄的判斷標準為:文件是否處理完畢?文件是否重複?文件是否不再使用?

而當場判斷「該丟棄」還是「該保存」,是非常重要的;況且,若「該保存」的資料在1年內(註:期間可自行判斷)沒有使用,即可依新舊順序丟棄。

若使用公文架或雜誌盒收取文件,則分類成「新到的文件」及「保留文件」,

當處理完畢,則判別其是目前正在進行的「變動文件」,或是需要保存的「歸檔文件」,

變動文件建議放進透明資料夾,貼上封面後,置於隨手可拿之處;歸檔文件則因無立即使用的必要性,可存放於書架或紙箱中,並在資料夾外面貼上書背或索引標籤。

而資料夾的置放順序可效法《「超」整理法》一書中提及的「排擠歸檔法」,即是「文件取出使用後,歸檔時一定放在最左邊」,

如此一來,越是經常使用的文件,就越會放在所有資料的左邊。

文件排列時亦可依照筆劃、注音、顏色等方式分類整理,以收事半功倍之效。

 

其次,辦公桌的配置也要講究,

常用物品如筆、修正帶、訂書機、便利貼放在桌面上,或以筆筒收納,

不常用的膠台、標籤紙等物品可收納於抽屜或公用空間,

另外如手機、鑰匙、證件等重要物品,須有固定位置存放,並於使用後確實歸位,方無後顧之憂。

 

再者,欲整理工作時所需之書籍、期刊雜誌及名片時,

書中建議對上述前兩者的建議是「盡存書不如無書」,

重點是在閱讀時,使用《槓桿閱讀術》一書提倡的「進行槓桿筆記」方式,

也就是閱讀時先確定讀此讀物之目的,只選出符合該目的之相關知識,並記下自己認為有用的重點,重複閱讀筆記內容,原來的書本就不用留存了。

甚至可以將筆記內容輸入電腦保存,如此不管是調閱或是搜尋,都更為便利。

至於名片部分,則建議在取得名片後,立即將日期、場所、對方面貌或服裝特色註記於背面,能輔助記憶,

並可先存放一段時間,約一個月整理1次,

整理時分為「未來應該會常聯絡」和「應該不會再聯絡」2類,前者可妥善保存,或於電腦建檔(如Outlook聯絡人或使用「名片王」軟體)。

 

註:原書名是「『仕組み』」整理術-仕事がサクサク進んで自由時間が增えゐシンプルな方法」。

創作者介紹

上班族的績效支援

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