省時5倍的架構化工作術  

我們再來介紹另外二者。

 

二、電腦和E-mail架構化

作者曾在先前著作提到將工作分為「思考型」與「勞動型」2種,

前者如進行決策判斷,只能透過人腦完成;後者則是例行公事、提醒或單純記憶,可委託他人或電腦,而只要確實將不同事情分派人腦或電腦處理,生產效率自然能提高。

重點來了,使用電腦架構化的3項原則是:

1.統一化:檔案命名方式遵循一定的規則,如「090901省時5倍的架構化工作術part03春光出版原稿.doc」,包含日期(2009年9月1日)、內容(書名)、公司名稱。
(註:我個人的編碼方式則是如「1000521_檔案標題_v1.doc」,包含日期(民國100年5月21日,99年則用099開頭)、標題和版次(第1版),方便區分先後順序)

2.一元化:檔案盡量集中存放於同台電腦,但別忘記定期異地備份。

3.自動化:利用軟體管理並自動提醒從事某項工作的時間,如Outlook的行事曆及工作清單功能。

當上列3者皆完成後,接著要以最快速度找出需要資訊,

避免大海撈針的方法,是如書上建議的「Google桌面搜尋」和「Windows搜尋功能」工具。
(註:我個人則是以「Everything檔名搜尋工具」取代「Windows搜尋功能」,因為後者若未調校實在太慢,等到花兒也謝了>_<)

 

作者收到E-mail之後的處理規則是:

1.開啟的電子郵件只讀一遍。

2.五秒內做出判斷。

3.回信越簡短越好(利用條列式或固定式內容)。

若無法立刻回信,可先寄送「已收到」(註:如郵件軟體的收信回條)或「稍後回復」之信件,並歸於「尚未回信」資料夾中,待有時間再一併回復。

亦可利用如Outlook軟體的「組合管理」功能,設定不同顏色來區別不同屬性,如尚未回應→紅色、等待回信→黃色...等,方便進行條件篩選。

 

三、頭腦架構化

當事情一多,工作一忙,很多事情常會忘得一乾二淨,是故,憑記憶力很難記住每一件事。

所以需要以電腦或記事本的方式記錄,協助提醒,使腦袋不用記憶瑣碎的小事,如此,不用喝雞精,也能使思緒變得更為清晰。

作者建議建立Outlook軟體的「工作清單」(註:或行事曆的「待辦事項」),針對特定項目,亦能設定「周期性」與「提醒時間」。

依照工作清單,要從優先順序(pirority)高的事情開始處理,並思考:「這是不是我親自該做的事」,

若有些工作不需要自己處理,又有工讀生或助理可協助時,可委託「勞動型工作」請其完成,自己才能利用騰出的時間做更重要的「思考型工作」。

 

開會時亦可使用「架構化」技巧,主要聚焦於「會議確認清單」(或稱為議程),以達到縮短會議時間並提升效率之目的,

且會議進行與會議紀錄應在當場同步完成,如此,開完會即能寄送會議紀錄給與會者,對於後續工作分配亦應清楚交代,作為下次會議之追蹤檢討項目。

 

最後,「架構化」之目的是為了「有效率地工作」,而非「做好收納整理」,故心態上須有完整認知,方能有效落實。

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