我們再來介紹另外二者。
二、電腦和E-mail架構化
作者曾在先前著作提到將工作分為「思考型」與「勞動型」2種，
前者如進行決策判斷，只能透過人腦完成；後者則是例行公事、提醒或單純記憶，可委託他人或電腦，而只要確實將不同事情分派人腦或電腦處理，生產效率自然能提高。
重點來了，使用電腦架構化的3項原則是：
1.統一化：檔案命名方式遵循一定的規則，如「090901省時5倍的架構化工作術part03春光出版原稿.doc」，包含日期(2009年9月1日)、內容(書名)、公司名稱。
(註：我個人的編碼方式則是如「1000521_檔案標題_v1.doc」，包含日期(民國100年5月21日，99年則用099開頭)、標題和版次(第1版)，方便區分先後順序)
2.一元化：檔案盡量集中存放於同台電腦，但別忘記定期異地備份。
3.自動化：利用軟體管理並自動提醒從事某項工作的時間，如Outlook的行事曆及工作清單功能。
當上列3者皆完成後，接著要以最快速度找出需要資訊，
避免大海撈針的方法，是如書上建議的「Google桌面搜尋」和「Windows搜尋功能」工具。
(註：我個人則是以「Everything檔名搜尋工具」取代「Windows搜尋功能」，因為後者若未調校實在太慢，等到花兒也謝了>_<)
作者收到E-mail之後的處理規則是：
1.開啟的電子郵件只讀一遍。
2.五秒內做出判斷。
3.回信越簡短越好(利用條列式或固定式內容)。
若無法立刻回信，可先寄送「已收到」(註：如郵件軟體的收信回條)或「稍後回復」之信件，並歸於「尚未回信」資料夾中，待有時間再一併回復。
亦可利用如Outlook軟體的「組合管理」功能，設定不同顏色來區別不同屬性，如尚未回應→紅色、等待回信→黃色...等，方便進行條件篩選。
三、頭腦架構化
當事情一多，工作一忙，很多事情常會忘得一乾二淨，是故，憑記憶力很難記住每一件事。
所以需要以電腦或記事本的方式記錄，協助提醒，使腦袋不用記憶瑣碎的小事，如此，不用喝雞精，也能使思緒變得更為清晰。
作者建議建立Outlook軟體的「工作清單」(註：或行事曆的「待辦事項」)，針對特定項目，亦能設定「周期性」與「提醒時間」。
依照工作清單，要從優先順序(pirority)高的事情開始處理，並思考：「這是不是我親自該做的事」，
若有些工作不需要自己處理，又有工讀生或助理可協助時，可委託「勞動型工作」請其完成，自己才能利用騰出的時間做更重要的「思考型工作」。
開會時亦可使用「架構化」技巧，主要聚焦於「會議確認清單」(或稱為議程)，以達到縮短會議時間並提升效率之目的，
且會議進行與會議紀錄應在當場同步完成，如此，開完會即能寄送會議紀錄給與會者，對於後續工作分配亦應清楚交代，作為下次會議之追蹤檢討項目。
最後，「架構化」之目的是為了「有效率地工作」，而非「做好收納整理」，故心態上須有完整認知，方能有效落實。
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