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第一次當主管就該學會的領導技巧  

 

作者在前言開宗明義就點出中小企業經營之道:「一套『憲法』、一種態度、兩個原則、三項技巧」。

 

「一套『憲法』」是指「由老闆做主,員工聽命行事」,這是最根本的企業角色之道,換句話說,就是「上司負責決策,下屬負責做事」。

 

「一種態度」是指在工作時「對人要信任,對事要再三確認」,授權並非置身事外,而是要確認成果與可能衍生的問題。

 

「兩個原則」是指主管做決策需服膺:

1.做決策時,該考量的重點是什麼?

2.要讓員工聽命行事時,自己要做到哪些事?


「三項技巧」是指主管帶人做事的關鍵技巧,包括:

1. 用「數字」說話:這是最具體也是最重要的表達方式,量化較容易評估績效。

2. 靠「溝通次數」培養交情:千萬不能抱著「有說就好」的心態,而是要充滿耐心,多溝通幾次。

3. 到「現場」找真相:通常員工的心態是對主管「報喜不報憂」,在上位者若無法經常到工作現場走動,如何了解真相呢?

 

書中有許多打破刻板印象的內容,如下所示:

一、做決策要「快」,不必力求「正確」

許多企業的老闆或主管總認為「公司是全體員工的」,所以當公司業績正向成長時,員工的年終獎金水漲船高;業績負向衰退時,則要求員工請無薪假共體時艱。

這種說法當然是說得通,但,若要清楚劃分責任歸屬,

應該是「老闆的工作是做決策並負起賺賠責任,而員工只須依照老闆指示,負起做事責任」。

當員工的想法、提案、建議,經過主管與老闆的批准後,

若出現問題或虧損狀況,一味怪罪員工非常不明智,應由老闆與主管擔負起成敗責任。

由於要擔負責任,故首次擔任主管的人總會對「決策」戒慎恐懼,因為要符合上司的期望、顧及下屬的觀感,還要考量客觀環境的配合情形...等等,

是故,決策可能總是慢半拍,或遭受優柔寡斷的評價,因而錯失決斷良機。

針對上述問題,作者認為「做錯決定不要緊,立刻修正就行,重點是儘快做出判斷」,主管的工作不是不能犯錯,也不要害怕朝令夕改的批評聲。

事情應該是往正確的方向進行,而非往一開始決定的方向。

就像我們從台中出發想去赤崁樓,卻不小心坐到北上的列車,那怎麼辦?當然是在下個停靠站趕快下車換到對向月台,難不成要坐到台北去嗎?

因而,在不注重「完全正確無風險」的前提下,明快的做決策、若發現錯誤立即更改修正,如此才能掌握時效,制定出最有效率的行動。

個人認為,在瞬息萬變的商場中,決策的速度的確是企業脫穎而出的指標,

此外,仍須注重「做決策的層級多寡」與「輔助決策的參考資訊」,

有些主管或許能當機立斷,但若有過多的官僚層級,仍會拖慢整體決策速度;幕僚能否即時提供詳細數據、是否蒐集業界與競爭者相關資訊,亦為提升決策正確率之基石。

 

二、公司賺錢,不是靠優秀人才

作者提到一個重點,「不能按照老闆的意思做事的員工,對公司沒有好處」。

換句話說,企業要的人才,應該是價值觀與老闆、主管相同的人。員工的工作能力再優秀,若不能認同公司、盡忠職守、不願為公司赴湯蹈火,那為何要雇用他呢?

如何知道哪些員工才是公司重點培植的明日之星呢?

作者藉員工進行單純工作的表現來觀察其性格,如以下的事例:

不同的員工操作碎紙機時,有不同的做法,如沒經過大腦思考的員工,會將A4紙直向放入機器;但希望把工作早點做完的員工,則會因為橫向長度較短,縮短機器運作時間,故而橫向放入。

另外,由於碎紙機有張數的限制,若放太多張則會卡紙,

作者曾交由不同員工處理,其中一名找了一位同事協助,在沒有卡紙的情況下順利完成;而另一名員工則因為紙張放置太多,造成卡紙,故多次中斷工作,花了較長時間才完成。

雖然大部分人認為前者較佳,但作者卻認為後者勇於嘗試,測試碎紙機的極限,下次就能以最有效率的方法完成工作。

除了「會動腦」的員工,作者亦認為「會抱怨」的人,可能有領導潛能,

因為對事物產生抱怨,即是注意到問題的發生,並可能提出建設性的改良意見,

若能請抱怨的員工提出改善方案,並由其自行負責執行,更能確認其執行力及同理心(可能反遭其他同事抱怨)。

個人對於書中「主管的能耐就是必須讓員工做不願意的事」最心有戚戚焉,

換句話說,主管要有良好的溝通能力,或恩威並施,或強制說服,

並找機會犒賞部屬,以提升員工士氣。

 

三、教育員工要「多做簡單的小事」

作者提及,教育員工的基本原則是「觀念由老闆提點,技術由主管傳授」。

個人對其中這個項目非常認同:老闆思考的問題、看待事情的角度、抱持的理念,都必須由直接告訴員工,讓每個員工都要清楚並理解老闆的想法。

企業像一艘船,若船長與水手的理念不合,船長指東,水手卻向西划,永遠也無法到達目的地。

換句話說,唯有老闆願意將公司願景和自己的理念與全體員工分享,達成共識,

所有人才會明白地、認同地朝向同一方向努力。

其次,身為老闆或主管,必須設身處地為員工著想,因為「員工不是為了公司業績而做事」,而是為了自己,希望能買車、買房、結婚、生小孩、未來安享晚年,

因而,主管應主動和員工聊聊,提供合理的資源與協助,

輔助其設定目標,使其「看得到也做得到」。

再者,賞罰務必分明,當員工「不以善小而不為」就要鼓勵,相對地,員工「以惡小而為之」時應當責備,只是要把握住「對事不對人」的原則。

 

四、工作報告是講真相,還是兜謊話

上司在聽取員工報告時,應抓住5個報告重點:數字、客戶資料、競爭者資料、交易端資料(包含所有與公司交易互動的對象,如供應商)、個人意見,

而每個項目大約寫2行,不能太冗長,才能幫助上司有效掌握現場事實。

在員工報告時,主管切勿中途打斷、質問或責罵,以確保員工每次都能如實陳報。

業務進行中總是會有一些客訴事件,作者建議處理客戶抱怨時,不能私底下解決,一定要如實的向上陳報,並提出說明,

並且,鼓勵員工多向客戶詢問「為什麼」,以逐步掌握客戶不斷變化的真正需求。

個人認為,工作報告一方面呈現事實,二方面可以深入探討以解決問題,

而客訴事件的處理,更需特別謹慎小心,因為損失老客戶的成本,可比開發新客戶來得太多了。

 

五、 主管不必被部屬喜歡,但一定要被信任 

作者特別提到,主管與員工的溝通有「少量多餐」原則,一年一次進行1小時的面談效果,絕不如每次10分鐘,分成6次進行來得好。

使面談更有效的四步驟如下:

1. 事前決定工作評估項目。

2. 讓下屬對評估項目自我給分。

3. 讓主管對評估項目評分。

4. 比較彼此的分數,針對落差進行討論。

當員工了解主管觀察的重點時,就會知道自己哪裡應該加強與修正。

個人認為,主管與部屬由於位階不同,主管的許多決策不可能讓每位員工都滿意,也不見得能受下屬愛戴,

但是,主管若能以身作則,說到做到,勇於承擔責任,並協助下屬解決問題,員工也更能信賴主管,如此上行下效,部門向心力也將更好。

 

本書帶給我們很多不一樣的思考點,或許在正規的經營管理讀物之外,

也可以了解一下某些成功企業實務上的領導技巧與經驗,

作為參考效法之對象,以期激發創新思維與作法,

使自己更會做事、更會帶人。

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    泰上老君 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()