對於學績效支援的本人來說,如何增進工作的效能,或減少非必要的工作以提升工作效率,是一直在關注的重點。
這本介紹「偽工作」與「真工作」的書籍,正好著重後者;對於常加班的人來說,瞭解一下「偽工作」的概念,不啻能重新審視自己的時間與心力是否花在刀口上。
首先定義「偽工作」:做了也沒有功勞的事。
很多人都曾經在杳無人煙的夜裡與「眾人皆休我獨來」的週末,拒絕親戚朋友的邀約,花了無數心血,為的是完成某項提案或報告。
這樣的貢獻卻換來無疾而終,甚至功勞苦勞均葬送在垃圾桶及碎紙機,無處話淒涼。
先以平均15頁的企劃案而言,通常只須用2頁就能歸納出重點,包括:
1.必須解決的問題。
2.經理人或利害關係人(Stakeholder)對問題解決的建言,以及須採取的行動。
3.企劃案的結論,最後的重點。
據統計能使提案者節省75%的時間,每個月多得到3天來執行真工作,經理人審閱該案也能更聚焦,減少批閱時間。
其次,書中提到偽工作徵兆的測試表,可供大家檢核看看:(5表示非常肯定,1表示絕對否定)
描述 | 評分 |
1.我不完全瞭解自己工作職務的描述。 |
1 2 3 4 5 |
2.我每天的工作中,有許多與我的工作性質並不相符。 | 1 2 3 4 5 |
3.我不清楚公司的策略目標。 | 1 2 3 4 5 |
4.我的工作描述與公司的策略目標並不是很明顯相關。 | 1 2 3 4 5 |
5.我在努力的工作,不見得真的對公司有益。 | 1 2 3 4 5 |
6.我舉行或參加的會議,都沒有明確的目標。 | 1 2 3 4 5 |
7.我著手進行指派的工作,似乎沒有人重視。 | 1 2 3 4 5 |
8.我花時間去分配工作,但好像對公司目標沒什麼影響。 | 1 2 3 4 5 |
9.我參加了公司一個很不錯的培訓課程,但對公司的成功似乎沒有影響。 | 1 2 3 4 5 |
10.我做的很多工作,與公司的成就並不直接相關。 | 1 2 3 4 5 |
答案得分加總後,50分表示做的事全是偽工作,10分表示從事貨真價實的真工作。
據統計,一般人的得分都在25到35分之間,也就顯示大部分人至少都花了一半的時間從事偽工作。
從上表可知,自己的工作要能跟公司的目標一致或同步,才稱得上是「真工作」。
但是,就算知道自己從事了偽工作,要改善是不容易的,
如同彼得.聖吉(Peter M. Senge)在<第五項修練(The Fifth Discipline: The Art and Practice of The Learning Organization)>中所述:
「人們並非抗拒改變,而是抗拒被改變。」
由於害怕危害自己的工作飯碗、擔心觸怒老闆或主管,或是避免跨部門的協調與溝通,常會裏步不前。
但其實,只要清楚地描述真確的狀況,並坦誠地提出具體解決方案,
若能改善自身的績效,或提升整個公司的利益,相信都是值得做出變革的。
最後,偽工作也包含工作範圍重疊的部分,換句話說,若是團隊運作時,自己必須了解團隊成員的業務與進度,
以避免各花了許多時間,卻做出相同的工作成果,無疑是事倍功半的舉動。
誠然,革除「偽工作」除了自己的努力,還要能順應公司文化(甚至要擺脫傳統包袱),
故建立評鑑工作職務與測量「真工作」績效的措施,我想是所有人資朋友持續努力的方向!
註:原書名是「Fake Work: Why People Are Working Harder than Ever but Accomplishing Less, and How to Fix the Problem」。
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