for_me 

本書的潛在讀者為主管階級及需要帶人與協調的(資深)員工,

所謂「一種米養百樣人」,要如何針對不同員工的性格限制及帶人困擾處,

協助其將工作做好,進而樂在工作,在在都是書中強調的管理「專業」與「藝術」。

 

首先,作者開宗明義表示,管理階層大多希望有「好用的部屬」,但通常實現願望的機率不到20%,換句話說,若有5名部屬,「能用的」大概只有1個,剩下4個不是「還可以」、「普通」,就是「沒啥用」或「讓人頭痛」。

的確是令人無奈的現況。

所以,與其抱怨沒有優秀的下屬,還不如好好把心思花在「提升剩下4個的績效」上。

就像拼學測錄取率的高中老師,應該努力督促前3名學生考上第一志願,還是盡力協助其他學生各科成績至少都達到均標,相信不言可喻了。

另外,作者認為具帶人責任的主管或員工,如同工作的領導者,要讓同事或下屬有「效法領導者專業知識、技能及處事態度」的崇拜心理或學習觀感,即是「楷模作用」;使其對自己的未來有期許,並有想努力、想提升績效的動力,才容易自動自發,進而成為高效能團隊的一分子。

 

本書可區分為6部分:

1.同事愛反抗愛提問,不是找你麻煩,是因為他們有自己的想法

 (1)想提高同仁或部屬對分派工作的接受度,可參考以下的會議流程:

  a.共享:說明理由,讓所有與會者都了解「為什麼要這麼做」。
  b.發散:讓與會者針對工作目的,各自提出想法與創意。
  c.集中:將上述意見分類與整理,並排出執行的優先順序。
  d.決定:將達成目的的解決方案,明確訂定為接下來的工作重點,並配置工作,務必讓每人都接受分配的結果。
  e.執行:所有參與工作者合力達成工作目標。

 (2)告訴同仁或部屬「他(她)對這件工作的重要性」,比直接強迫他(她)去做更有效。

 (3)學習西方「不同意,但承諾(not agree but commitment)」的會議文化,也就是「雖然我不贊成這個決定,但我承諾會遵守這個決定,確實去執行」。

 

2.別讓他瞎忙,要帶他找新方法、還要從最有效益的事先做

 (1)妥善安排同仁或部屬的工作量與資源,可使用以下三階段思考法,以求最大功效:

  a.選擇:評估最能做出貢獻與投資效益的領域。
  b.差別化:不能只有模仿,務必凸顯自我特色。
  c.集中:投入時間和預算去執行。

 (2)使用收益矩陣(profit matrix)來安排工作的優先順序,如下圖所示:

profit_matrix  

  優先選擇執行容易而收益大的事吧!「浪費時間」的事不做也沒關係。

 (3)交代工作時,務必告訴對方「該做哪些事情」、「需要哪種成果」及「遇到何種狀況該如何取捨」。

 (4)開會可區分為「創造會議」與「進化會議」,前者是每人在會前想好提案,會中單純討論議題;後者則是幫助同事或部屬解決工作疑難雜症,使其能力不斷進化。

 

3.讓同事對自己有期許、對未來有目標,他就會自動把事情做好

 (1)多用「如果是你(妳),你(妳)會怎麼辦?」的問題,刺激同事或部屬自我思考,而非只會事事請示。

 (2)不但將工作責任交付對方,也要給予恰當的裁量權限,也就是「授權」的重要。

 (3)想讓同事或部屬有上進心,要強調「能在工作中獲得某種知識技能的提升」的價值,換句話說,上進心靠的是「追求意義」,而非「背負義務」

 

4.他只會悶頭做事,不會團隊合作,你得想辦法拉他一把

 (1)找出大家都認同的價值觀,如「顧客至上」、「高品質」、「勇於挑戰」等,形塑團隊共識。

 (2)如同《工作,不只是工作》一書提到的,要確實做到「報告、聯絡、商量」,衡量的基準分別是「詳細、無遺漏、不浪費時間」。

 (3)管理工作進度時,除可使用品質管理的PDCA循環(Plan→Do→Check→Action)外,管理階層更應確認「階段性成果」,也就是里程碑(milestone),即是在目標達成前,設立幾個查核點,確保工作進度如期完成。

 

5.同事狀況百出,你得帶他們做好基本動作

 (1)作者說:「『明天』會成為壓力,但『未來』會成為夢想。」所以適時和大家一起討論未來3~5年的理想,更能鼓舞士氣。

 (2)遇到非例行工作或突發狀況時,試著使用專案管理中的「工作分解結構(Work Breakdown Structure,WBS)」,將所有工作由大到小逐項分解。下圖以「教育訓練專案」為例,簡略列出應完成的工作項目:

wbs  
   

   (3)為掌握工作時效,完成工作分解結構後,可再進一步使用「甘特圖(Gantt chart)」(範例請參考此網站)規劃各工作項目的時間順序,以便確認工作實際進度。

 

6.每個人個性與想法都不一樣,你得先懂他,才叫得動他

 依大腦生理學的理論,人的腦分為「人類的腦」和「哺乳類的腦」,前者指大腦,分為左腦(負責邏輯數字和時間感)、右腦(負責圖像想像和空間感);後者則指大腦深處的腦中央部,也有左右之分。我們在思考時,就是這4個腦在運作,如同慣用手一般,也有「慣用腦」,慣用腦不同,價值觀和想法也會不同,可排列組合為下列4種類型:

abcd_brain  

 所謂的「秀才遇到兵,有理講不清」,其實就是指上述不同類型的溝通障礙。

 若能了解對方所屬的類型,再調整一下自己的表達方式,相信溝通時更能事半功倍。

 

如遇同仁與部屬相關管理問題時,

本書的內容與圖表相當具有參考價值。

 

註:本書在博客來網路書店的連結在此

創作者介紹

上班族的績效支援

泰上老君 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()