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not only work 

 本書旨在傳授讀者「工作時恰當的禮儀與態度」,

由於這是學校和職場通常都不會教的「常識」,

也不見得能夠「偷學」(因為資深同仁的表現不一定適宜),

故值得社會新鮮人、資淺工作者以及對此有興趣者細細品讀。

 

首先,作者開宗明義指出職場三要角,就是「報告」、「聯絡」、「商量」。

這可說是工作者與學生在心態與執行面上最大的不同,

當學生時,老師說要考試才讀書、老師吩咐要交報告才去蒐集資料,

在態度上較屬於「兵來將擋、水來土淹」的被動式配合;

但成為上班族後,若主管不清楚自己的工作狀況,則並非主管的責任,

而是因為自己沒有及時或定期「報告」業務處理情形,

是故,個人認為,「主動積極」乃組織及老闆對員工理所當然的期許

所以在態度上更被要求「見微知著、舉一反三」的主動式搶先;

換句話說,遇到疑惑時能不能主動地與相關單位及人員趁早「商量」?

隨時確認工作進度時,能不能主動地與相關人員「聯絡」?

對於上司的交辦事務,能不能主動地提出處理情形並追蹤後續的「報告」?

另外,既然身為新鮮人或資淺者,職場倫理與工作禮貌也絕不能馬虎,

對於所有提供協助的單位及人員,是不是能考慮對方立場,主動表達感謝之意?

 

其次,不論在日常說話與E-mail往來時,對公務議題切記「言簡意賅講重點」。

甚至需要訓練「組織力」,也就是將說明事項歸納條列的能力。

從以下的表達方式,可以輕易區別2位業務代表的不同:

小陳:「今天我先去拜訪了A客戶,發現他的需求是...,但是我認為那根本不合理...公司明明規定應該...,所以啊...,然後我再去拜訪B客戶...@#$&...」

小林:「我有3件事要向您報告:第一,今天客戶提的問題是...;第二,產品線的現況是...;第三,我認為可行的解決方案是...。」

若您是主管,您想聽誰的報告呢?您比較信任誰呢?

 

 

許多工作者與上級相處時,似乎已習慣了「報喜不報憂」的模式,

深怕一旦「報憂」,受罰遭責備的就輪到自己。

但作者在書中提到「報憂要趁早」的觀點頗值得深思,

因為職場中麻煩事與臨時出狀況所在多有,逃不了也躲不掉,

這也就是許多企管書籍強調「危機管理」的重要性。

畢竟,處理的好,「危機就是轉機」,但若處理不好,則「萬將功成一骨枯」。

是故,記取醫界常告訴我們的,「早發現、早治療」,

面對突如其來的問題時,必須儘速做出回應,

亦即儘快呈報主管,並思索解決之道,以免損及組織、部門及個人的利益。

 

 

個人認為,對上班族而言,排名在「今天午餐吃什麼」之後的困擾,應該就是「如何委婉拒絕」。

不管是「一點都不強迫」的飯局邀約,或是「務必請你幫忙」的工作協助,甚至是「不答應就po網」的客戶要求,

必須切記一個原則,就是「提出替代方案才是專業表現」。

舉個例子:

若在麵包店工作,客人點了已經賣完的點心時,光說「不好意思,已經賣完了」只做到60分,

重要的是,能不能在此時推薦顧客:「不過,店裡的招牌xxx今天還有喔!要不要來一個?」

從現有的商品(或服務)中,找出還有哪些具有賣完商品(欠缺服務)所沒有的附加價值和優點,提供給對方,才能達到80分以上。

另外,不想出席的邀約可採「感謝、婉拒、賠罪」三步驟,如很有禮貌地說:「謝謝您特地邀請我,只是今天正好有事無法參加...真的很抱歉,下次有機會一定要再約我喔!」

至於無法答應的工作請求則可採「道歉、陳述原因、替代方案」三步驟,如很有誠意地說,「真的很抱歉今天沒辦法加班,由於是上個月敲定的客戶聚餐,無法更改時間;那我明天一早再處理可以嗎?」

 

 

原本就比較木訥的上班族,一遇到和上司、同事、廠商及客戶的交際,總會顯得力不從心,

作者也建議了「找不到話題時的解決口訣」,即是「新食衣住行樂天家季健工」,

也就是新聞、飲食、穿著、居住、旅行、樂趣(興趣)、天氣、家庭、季節、健康和工作,

避免政治、宗教、學歷、地位、長相、疾病等可能引起禁忌的話題,並減少批判,

聊天的竅門並非窮追不捨的提問,而是一邊觀察對方的反應,也輕鬆分享自己的經驗,

用閒話家常的方式拉近彼此距離。

 

 

此外,書中關於職場禮儀的內容族繁不及備載,

許多日本職場禮儀的觀點仍值得我們參考採行。

有興趣的讀者不妨一覽本書。

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    泰上老君 發表在 痞客邦 留言(1) 人氣()