不論是剛入社會的新鮮人,或是翅膀長硬的工作者,
都需要了解或時時補充職場奮鬥與待人接物的模式,
才不致被職務升遷與裁員淘汰的浪潮洗刷或滅頂,
本書不啻是一盞明燈,
能夠指引工作時的努力方向,並提示許多「存活」的必備條件,
就讓我們繼續看下去。
首先,作者開宗明義指出工作的三大原則,分別是:
1.一定要完成交辦的事務:安排的工作若無法在期限內完成,主管和同事對的評價一定不佳,之後自然也就無法肩負更多的信任與更重大的任務;儘量在別人還沒催促前完成業務,如此一來,對方對自己的信賴感一定會提升。
2.及早交出,只完成五十分也無妨:此原則有2個面向。第一,不能只做到自己認為的100分,而需「兼聽則明」,以免方向錯誤、難以修正;第二,適度讓上司參與,藉助主管與前輩的力量,獲得其知識與經驗的回饋,更能使自己成長。
3.沒有無聊的工作:只有腦袋懶得動的員工。就像練少林功夫前要先從挑水開始、美國職棒明星鈴木一朗每天練習數百次揮棒動作、成功人士更注重基本訓練般,如何將單調的工作變得有趣,才是工作者表現「正向精進」、「主動積極」之處。
以下,從「50堂課」中挑選幾項重點,與讀者分享。
1.了解「為了什麼而做」:若只是一個口令一個動作,終日渾渾噩噩,而沒有進一步的思維,很容易就被新進員工、工讀生甚至電腦給取代,因而,「確認截止日期(deadline)」、「詢問工作目的(資料用途)」,將是擴展個人視野、深化工作品質、增進職場效能的良方。
2.「最後五分鐘」決定工作效率:因為就「正確性」與「效力」而言,「書面」永遠大於「口述」與「想法」,是故,只仰仗記性容易掛一漏萬,而要抄寫、記錄,不要怕麻煩,並在會後花五分鐘時間向上司或主辦單位再次確認。而會議的時間分配,則以「3,3,3」原則較為恰當,也就是「預習(準備)」、正式上場(開會)」、「複習(意見回饋)」各佔3成,都是等比例的重要,以免顧此失彼。
3.新人在會議中一定要發言:令我聯想起研究所一位老師的開會風格,只要參加會議,一定會發言;因為那不只是個人意見與建議的提出,更重要的是,自己會前已熟讀議程、蒐集相關資料,並且,在會議中不甘於扮演被動接受資訊的角色,值得我們效法。在書中則是強調新人也需對會議主題有所貢獻,不論是提出全新的觀點,或是傳達工作現場的情形,均有助於上級與相關單位的決策。
4.工作要事先疏通:作者強調,這並非「黑箱作業」,而是縮短會議時間、增進議事效率的方法,即是在會前先與相關單位達成共識,並針對可能的反對意見預先蒐集證據與資料,以預作答覆準備;否則,若在會議中僵持不下,反倒虛耗彼此的時間與成本,甚至無法結論,將造成組織的損失。
5.勿妄自菲薄:在專欄1中,作者特別提到,工作者常會認為「就算沒有自己,公司也不會倒,業務照樣運作正常」,確實,每個人都是組織的小螺絲釘,但是,「每個人都有可能改變他人的氛圍、行動,甚至是改變全體組織的力量」,很多時候,只要「think different」(差異化思考),就能表現出自己的個人風格與獨特價值,不是嗎?
6.保持好學不倦:在專欄2中,作者於2010年造訪韓國,出席世界經濟論壇,見到了一位曾擔任財政部長的司空壹先生,雖然已經屆滿70歲高齡,每天仍主動閱讀許多資訊(如韓國報紙、《商業周刊(Business Week)》及《經濟學人(The Economist)》),他認為,領袖共同的特質包括:
(1)超乎常人的健康身體。也就是吃得好睡得好,且要適度運動。
(2)時時關心世界大事。各國政經領袖開會時,若因為準備不足而無法溝通,往往沒有下次見面的機會,故此方面絕不能懈怠。
(3)「Always be a student (永遠是個學生)」。擺脫「工作忙碌」、「沒時間讀書」的藉口,才是「學無止境」。
為什麼學生時代成績在伯仲之間的同學,到了職場,其工作能力會產生極大落差?主因往往是「有沒有持續學習」。期許自己能保持學習的習慣,讓知識成複利成長,那才是別人無法奪走的個人競爭力與資產。
7.給上司真誠的意見回饋:外商企業較有「向上回饋(upward feedback)」或「360度回饋(360-degree Feedback)」的制度,下屬應委婉表達建言,並指出正確事實。個人認為,此法見仁見智,如遇民主開明的上司,此法未嘗不可;但當主管氣量狹窄時,此法無異於將自己登錄黑名單中,務必小心謹慎。
8.找出挨罵的正面意義:工作上發生失誤時,受到主管及資深同事的指責在所難免,此時必須冷靜下來,該認錯就道歉,並試著提出改善方案,才是負責的做法。當運氣不佳、心情低落時,可以轉念想想「不會再發生更糟的事了,因為是從最底端重新開始,往後只會越來越好」,以正向態度來對待,心中才能豁然開朗。
9.對討厭的人發揮「鍾情的能力」:因為主管與同事難以自由選擇,為避免人際關係成為壓力來源,一定要培養自己對他人「隱惡揚善」的能力,換句話說,要將注意力聚焦於「對方究竟有什麼長處」,而對於難以忍受的缺點,則要當做對方無法免除的個人特徵。有人說:「因為『有關係』,所以沒關係。」完成工作任務固然重要,培養「愛才」態度,更重視人際間的相處與和氣,更能使職場阻礙極小化。
10.工作是為了「關鍵時刻」而準備:在結語中,作者特別指出,唯有做好萬全的準備,才能把握突如其來的機會;信賴與口碑往往是一點一滴累積,千萬別輕忽每次的交辦事項與業務細節,以免將自己的誠信高樓毀於一旦。
如同前司法院長賴英照在今年台北大學畢業典禮演講時所提及的,「工作也是一所大學」、「學校沒有教的專業知識和實用技能,都可以在工作中學習」,然而,請捫心自問,自己的學習態度是否已經準備好?想學習的積極度是否跟得上時代、產業、科技及企業組織的日新月異?
個人同意賴前院長所言,「我們要虛心學習的,當然不只是專業知識和謀生的技能...我們不能忽視處理壓力和逆境的能力。」當同事間的知識與技能相差不遠時,人格特質與軟實力將為競爭力與潛在前程加分。但應如何充實、加強自我哪些項目呢?個人認為本書提供了良好的指引,推薦給社會新鮮人與孜孜不倦的工作者好好品讀。
書籍資訊:
書名:入社第一年的50堂課(博客來連結)
作者:岩瀨大輔 / 譯者:莊雅琇
出版社:天下雜誌
出版日期:2012年01月10日
ISBN:9789862414613
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