no_time_but_do_everything2  

「沒空!」「沒閒!」「沒時間!」

您是不是常講?或是常聽到這些上班族的口頭禪呢?

各位都知道「時間管理」很重要,但真正忙起來,重要卻不緊急的事卻往往拋在腦後,順理成章地「進階」為重要又緊急的事。

因此,才想和大家分享這本「提高時間密度」的書。

 

先談談作者,吉田穗波女士,是婦產科醫師、哈佛公衛碩士,以及 5 個孩子的媽。

取得名古屋大學博士學位後任婦產科醫師。由於大女兒 1 歲時因肺炎引發氣喘,在工作和家庭多頭奔忙的情況下,反而讓她因有感於「若要改變現狀,只能積極提升自己的程度」,而興起再進修的念頭。從申請就讀美國哈佛大學、準備考試到錄取,只花了半年時間!而後,帶著 3 歲、 1 歲和 1 個月大的三個女兒,與丈夫一起前往波士頓,兩年便取得哈佛碩士學位;接著,留學後期懷了第 4 胎,本書付梓時,已成為 5 個小孩的媽了。

她是怎麼做到的?

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上圖:吉田穗波醫師。

 

以下彙整書中重點,並添加心得如下:

《死時誰為你哭泣》作者羅賓・夏瑪說:「不是因為某件事很難,你才不想做,而是因為你不想做,所以變得困難。

本書作者即是受到上述話語刺激,才萌生出國進修的決心;而且,作者傾向,如果同時有幾件事情想做,那就全部一次完成,但是,畢其功於一役確實難以多全其美,因而,找出抒壓的管道也很重要,如運動。作者表示:「正因為有『不得不做的事』,才要靠『想做的事』來解脫;正因為專心投入『想做的事』,『不得不做的事』帶來的痛苦才相形渺小。

但是,若同時進行許多事,還想要每項都順利成功,一定要有「亂成一團」的心理準備;若能適應混亂的過渡期,每件事情一定能逐步迎刃而解。

別等有時間了再起步,只要動手,就會找出時間。」「因為有期限,才能實現。」「實際去碰觸、感受,最能敦促自己前進。」「聚焦在想做的事情上,雜訊會自動消失。」書中的許多佳句總能激勵我們繼續往前邁進。

如作者介紹,作者之所以能在極短時間攻讀學位,且能善盡母親之責,皆因其「提高時間密度」,換句話說,就是善用零碎時間,並找出不受他人打擾的專心時間,將「時間價值」放到最大。如作者將起床時間由上午 6 點提早為凌晨 3 點,就寢時間則提早 3 小時,並在週一列出當週的「應辦事項清單」。

安排應辦事項時,需符合「大石頭理論」,即是:在空桶子中想裝進最多的石頭與細沙,應該「先裝大石頭、再裝小石頭,最後倒入細沙」,時間管理也相同,重要大事務必先排定,剩餘時間再分配給雜務及小事,如此,時間密度自然提升。

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上圖:大石頭理論示意圖。

 

當事情太多,分身乏術時,作者建議「借用他人之力」,即是捨棄「媽媽就應該親手做家事、家裡的事情竟然要交給外人」這類偏見,改採家事外包、雇用保姆等借助專業之方式,不但能減少待辦事項,對於「大石頭」將更能集中精力處理;許多人也常具有「做一半等於沒做,要做就做到完」的觀念,但若放下「非完成不可」的偏見,改用「做一半也不錯」的態度,只要想著「及格總比滿分容易達到」,就能降低門檻、節省許多時間。

另外,作者還提到了「列出在意事項清單」,因為她發現,「小壓抑會奪走超乎想像的大能量。」因為,每逢必須專心的時刻,真正礙事的通常不是大煩惱,反而是些小細節,所以,想要專注某件事時,必須注意「妥善運用專注前的時間」,先處理完令自己在意的小事,才不致事倍功半。

書中亦提到,在作者即將取得哈佛大學碩士學位之際,竟收到晴天霹靂的消息,指出其畢業學分不足,無法畢業;於是,作者採取一連串作為,為爭取自己應有權益而努力,其中特別提及「哈佛交涉術」,作者即是以此項方法與事務處交涉,最後順利取得學位。該方法包括:

1. 不要責難對方的錯誤

如作者寫信給事務員和指導教授及授課教師問明原委及表明困難,雖然事務處職員對確認學分之事應予負責,但作者卻未提及學分登記的過程,反而堅持「最終責任在自身」,完全不提負責人員的疏失。

2. 向對方展現信任,請求幫助

當一位授課教師表態支持作者應獲得必要學分時,立即寫信給事務員和指導教授,尋求幫忙。

3. 把自己當商品來推銷

作者表示若能順利畢業,往後必定能在公共衛生領域有所貢獻。

4. 強調雙方的共同利益

強調只要重新確認學分承認狀況,即能達成雙贏局面。

 

從書中可以發現到,吉田醫師勇敢進取的人格特質,以及積極解決問題的處事態度,在在都值得我們效法學習。往後安排時程時,一定會依照「大石頭理論」的方式,按輕重緩急排序,逐一解決;個人認為,「借用他人之力」亦是需補強之處,因為往往習慣事必親躬,重要事務交給別人實在不太放心,或許要嘗試著放手,當無暇顧及許多事情時,專業委外或許也是不錯的選擇,而且,若未來成為管理階層,「授權」就是一種放手,也是一種「借用他人之力」的表現,期待未來能夠落實,充分運用同仁的專長與工作時間;最後,「哈佛交涉術」仍需好好揣摩,使自己不再逆來順受,運用同理心,勇於爭取我方的權益,才是在這個時代存活的不二法門!

 

書籍連結:

http://www.books.com.tw/products/0010629231

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