time management  

前陣子看了「鐘點戰」這部電影,

可說是「Time is money」最具體化的詮釋;

當我們在劇情中發現「Time = Money = Power = Life」時,

對於片中每個人物對「時間」的執著與依賴,您是否也感到衝擊呢?

而回到現實生活中的我們,對「時間」又更加珍惜了多少呢?

 

最近,聽了場時間管理的演講,

講者是楊智為老師,勤智企管顧問有限公司總經理&中華民國大專生涯發展協會創辦人,

楊老師對講題談得透徹,實例一個接著一個舉,在揣摩人性、生動演技方面也有獨到之處。

以下,摘錄本次演講重點,以饗讀者。

 

1.時間沒有打理好,常是因為:「茫」→沒有方向、「忙」→沒有品質

 

2.時間管理的目的在於充分運用時間,並非追求「忙碌」,而是追求「效率」及「品質」

 

3.從企業要求員工做事的「態度」與「嚴謹度」中,可判別其「自我管理能力」。如遲到早退、做事拖延常被認為是「嚴謹度不夠」。

 

4.鴻海公司拔擢副總的評比之一:「辦公桌是否整齊」。一般人說的「亂中有序」只是藉口,在混亂的辦公桌找東西,無疑是耗費大量時間的大海撈針。

 

5.企業除「產值(貢獻度)」的要求外,更要求「效率」。個人認為,套句廣告詞,企業就是要員工「快又有效」!

 

6.老師舉了個實例,經過個人稍加改寫後如下:

 在一場高階工程師的面試中,一位剛從清大畢業的碩士生戰戰兢兢地坐在椅子上,狐疑地看著對面的面試官,搔了搔頭,心想:「怪了!這個年薪250萬的工作,面試最後一個題目,居然是問我『會不會賴床?』」。

「我偶爾會賴床。」應徵者試探性的回答。

「出去。」面試官若無其事的說。

「您說什麼?」應徵者以為自己聽錯了。

「出去。」面試官加大了點音量。

「您的意思是...面試結束了嗎?」應徵者覺得莫名其妙。

「砰!」面試官拍桌大喊,「你~給~我~出~去!」

應徵者的臉青一陣、白一陣,匆匆地離開座位,往出口走去。

在踏出門口之前,應徵者鼓起勇氣,轉身向面試官詢問:「面試官,不好意思,請問我剛才的回答有什麼不妥嗎?」

面試官微微頷首,平心靜氣說:「王先生,以企業的觀點來看,偶爾賴床代表上班容易遲到,公事也易受耽擱,如此一來,不但上級交辦事務給你不放心,你對公司的貢獻也就打了折扣。你說,我們怎麼敢用你呢?」

應徵者聽完,頓覺慚愧,向面試官鞠了個躬,說:「我從小到大都是第一名畢業,從來沒有人罵過我;我現在才知道,原來賴床會給人「辦事不牢靠」的印象,謝謝您罵醒了我,我是不是能向您索取一張名片呢?」

面試官眼見此應徵者孺子可教,便給了他一張名片,勉勵他說:「永遠記得時間的價值。

四年後...

就在面試官即將忘了這位應徵者之際,忽然收到了一封E-mail,

打開一看,原來就是這位王姓應徵者寄來的,

上面寫著「面試官您好,我是王XX。您可能忘了我...(描述四年前場景)...我最近獲得一個榮譽...一定要和您分享。四年前,在那次面試之後,我應徵上了台灣微軟公司,經過這幾年的努力,昨天我主管告訴我,高層批准我將調薪100%;主管說,他工作了這麼久,從沒見過一個像我一樣精確守時、敬業負責的工程師...主管認為我是實至名歸...事實上,我心裡非常清楚,要不是您當年對我的當頭棒喝,我不可能有本次調薪的機會......謝謝您!」

 

看到這裡的讀者,您對以上實例有什麼心得呢?

我的感想是,「睡眠誠可貴,時間價更高」。

 

7.時間若管理不當,步調總是急忙,品質就容易出問題。老師舉了個實例,經個人查閱資料後補充如下:

1987年,生產捷安特(Giant)自行車的巨大機械工業股份有限公司經過兩年的研發,推出第一批的碳纖維車,因而接獲國外一千多台的大筆訂單,由於交貨時間急迫,董事長劉金標先生要求所有員工務必要在期限內完成,經過全體同仁不眠不休的努力,總算如期完成。

國外客戶收到產品後,卻發現20幾台車的車架和鋁合金接頭密合欠佳,有脫落之虞,於是向巨大公司表明此瑕疵。劉董事長得知後大為震怒,請客戶將產品全數退貨,並負責賠償事宜;回收後,不是找出不良品修正,而是聚集所有員工,找來怪手全數銷毀這批市值超過千萬的碳纖維車,之後全埋在新廠房底下當地基。銷毀時,當場有人落淚,也有人低頭不語,現場一片悲戚,所有員工都感受到董事長對品質的堅持,以及「做不好,情願都不要」的決心,奠定了日後追求品質的基礎。

直至今日,工廠的外牆仍標示著「品質是第一工作」幾個大字,時時提醒著所有員工。

 

看到這裡的讀者,您對以上實例有什麼心得呢?

我的感想是,「時間誠可貴,品質價更高」。

綜合上述2個實例,請讀者別誤會「品質>時間>睡眠」的不等式,而是著重在「若時間控管得當,不但能掌握品質,亦不用犧牲睡眠」。

 

8.所謂的「從容」是「快而不急」、「心理不焦慮」,除了已做好準備,也是對時間的掌控成竹在胸。老師也舉了個實例,經個人查閱資料後補充如下:

歐式麵包世界冠軍吳寶春師傅在參加比賽前,曾請教日本麵包大師菊谷尚宏先生比賽應如何準備,菊谷先生說:「面對世界大賽,我一樣會興奮、緊張,因此我每次練習時,不能只做到100分,而要做到150分的準備。」因為比賽時可能出現各種狀況與變數,若只有100分的準備,也許只能得到70、80分的成績;但若有150分的準備,即使面對各種意外狀況也能有100分的表現。

但是,在2010年世界盃麵包大賽中,所遭遇到的強勁對手就是菊谷先生等高手,為了獲得勝利,吳寶春師傅在賽前不斷苦練,連覺都不敢睡,最終發揮了200分的決心及實力,獨自在8個小時內完成八種風味不同的300個麵包,打敗各國高手,贏得冠軍。

 

看到這裡的讀者,您對以上實例有什麼心得呢?

我的感想是,「傑出者之所以勝過平庸者,多是『態度』與『積極度』的不同,以及追求『品質』高低的差異」。

 

9.老師從一份研究中,擷取出「2010企業人才綜合職能排名」資料如下,讀者可以自我評估看看。「時間管理」排名第4。

 (1)團隊合作。
 (2)溝通能力。
 (3)行銷業務。
 (4)時間管理
 (5)專案管理。
 (6)企劃提案。
 (7)會議管理。
 (8)顧客管理。
 (9)情緒管理。
 (10)領導管理。

 

10.「時間」的管理模式:

 (1)第一代→備忘紀錄:隨時隨地做Memo,有自己的提醒系統,隨時寫、隨時看、立刻做

 (2)第二代→目標計畫:「熱情」是核心,做得快樂才有執行力

 (3)第三代→價值取向:訂定「合理的目標」,否則只是空談;而且目標是可以動態變動、調整順序的

 (4)第四代→
   4.1 積極人生:培養做事的積極度。
   4.2 羅盤時鐘:不做「無方向」的努力。
   4.3 時間象限:大家對這個項目應該耳熟能詳,即是由「重要性」和「急迫性」交錯而成的4象限(如下圖所示),除第1象限最優先處理外,重點在於多花些時間在第2象限

時間管理4象限  

 

11.老師亦舉出時間管理的重點和方法,擇要如下:
 (1)組織化:
  1.1 目標的釐清與設定。
  1.2 訂定完成目標的優先順序。
  1.3 80/20法則,用20%的關鍵付出來產生80%的收穫。
  1.4 製作各類表格(如各種週期的目標計畫表)。

 (2)次序就是效率:
  2.1 有次序地安排事情。
  2.2 整潔習慣(辦公桌桌面及抽屜的整理、減少分心物)。
  2.3 善用工具排定行程(如電腦及行動裝置)。

 (3)創造時間區:
  3.1 早到或遲退,錯開交通尖峰時段。
  3.2 節省時間比較法(如評估不同餐廳的上菜速度、搭電梯或走樓梯)。
  3.3 避免拖延,立刻去做。
  3.4 物歸原處。
  3.5 檔案備份。

 (4)學習事物如何有效率:
  4.1 速讀(眼力)。
  4.2 劃線(讀書、文件、訊息、統計數字)。
  4.3 邊聽演講邊寫行動計畫。
  4.4 縮寫筆記。

 

參考資料:

林靜宜(2008)。捷安特傳奇-GIANT全球品牌經營學,台北:天下文化。

吳寶春、劉永毅(2010)。柔軟成就不凡:奧林匹克麵包師吳寶春。台北:寶瓶文化。

賴建宇(2010)。世界第一麵包大師吳寶春:做到兩百分的完美。天下雜誌443,88-89。

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  • 陳宜天
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    泰上老君 於 2012/01/05 21:01 回覆

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